Personel İşleri Biriminin Görev Tanımı

1. EBYS sistemi üzerinden personel işlerine havale edilen evrakların sistem üzerinden ve fiziki olarak gereğini yapmak, akademik ve idari personel ile ilgili değişiklikleri takip etmek ve evrakları arşivlemek,

2. Personel işleri ile ilgili yazışmaları yapmak ve takip etmek,

3. Personel işleri biriminde yürütülmekte olan işlerin zamanında ve doğru olarak yapılması için gerekli iş akışlarını günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak düzenlemek,

4. Akademik ve idari kadro cetvellerini düzenli bir biçimde güncel tutulmasını sağlamak,

5. Akademik ve idari personel ile ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak,

6. Akademik ve idari personelin terfi işlemlerini takip etmek, gerekli yazışmaları yapmak ve tahakkuk birimine bilgi vermek,

7. Akademik ve idari personelin göreve atanma ve görev süresini yenileme işlemlerini takip etmek ve sonuçlandırmak,

8. Akademik ve idari personelin doğum, evlenme, ölüm vb. özlük işlerini takip etmek,

9. Okutman ve  Araştırma Görevliliği ilanına başvuran adayların bilgilerini bölümlere göre,  “ön değerlendirme formu” na işlemek ve  komisyon başkanına teslim etmek, komisyondan çıkan sonuca göre, “ön değerlendirme” sonucunda sınava girmeye hak kazanan adayların listesini üniversite web sayfasında
yayınlanmak üzere, Personel Daire Başkanlığına göndermek,

10. Okutman ve Araştırma Görevlisi Sınavına girecek adayların sınav tutanaklarını hazırlamak ve komisyon başkanına teslim etmek, sınav sonucunda başarılı olan adayların “giriş sınav sonuçlarını”  üniversite web sayfasında yayınlanmak üzere Personel Daire Başkanlığına göndermek,

11. Okutman ve Araştırma Görevlisi Sınavını kazanan adayların, evraklarını atama teklifi için, Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunmak, kuruldan çıkan kararla birlikte evrakları atama onayı için  rektörlük makamına göndermek, atama onayları geldikten sonra göreve başlama işlemlerini yaparak, tahakkuk birimine
bildirmek,

12. Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanı olarak, Yüksekokulumuza müracaat eden adayların evraklarını almak, Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunmak, kararı üst yazı ile rektörlük makamına yazmak ve takip etmek,

13. Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanlarının göreve başlamasını, önce SGK. Girişi tahakkuk birimi tarafından yapılacak, sonra göreve başlaması yazılarak, Personel Daire Başkanlığına gönderilecek,

14. Açıktan, naklen veya yeniden atanan personellerin evraklarını hazırlamak, göreve yeni başlayan akademik ve idari personelin bilgi girişlerini yapmak, özlük ve sicil dosyalarını tutmak,

15. Akademik ve idari personelin listelerini hazırlamak ve güncel olmasını sağlamak,

16. Akademik ve idari personelin mal bildirim işlemlerini takip etmek ve Personel Daire Başkanlığına göndermek,

17. Akademik ve idari personelin yurt içi ve yurt dışı görevlendirmelerin yazışmalarını yapmak,  

18. Rektörlük tarafından, idari personel için düzenlenen görevde yükselme sınavlarını personele duyurmak ve sınava başvuran adayların listesini hazırlayarak, üst yazı ile Personel Daire Başkanlığına göndermek,

19. İdari personelin, görev, ünvan değişikliği, kadro ve görev yeri değişiklikleri vb. bilgilerin düzenli olarak güncel tutulmasını sağlamak,

20. Saklanması gereken gizlilik özelliği olan, yazı, belge ve dosyaları en iyi biçimde korumak ve arşivlemek,

21. 2547 sayılı Kanunun 35. ve 39. maddeleri uyarınca görevlendirilenlerin yazışmalarını yapmak, süre bitiminde dönüşlerini takip etmek, göreve başlamalarını yazmak, durum hakkında yetkililere ve tahakkuk birimine bilgi vermek,

22. 2547 saylı Kanunun 32. maddesine göre görevlendirilen akademik personelin süre bitiminden 1 ay öncesinden, ilgili akademik personel aranarak,  görev süresinin uzatılmasıyla ilgili, müdürlüğe bir dilekçeyle birlikte yapmış olduğu çalışmalarını yazarak rapor istenecek, yönetim kurulu toplantısına sunulacak,
alınan kararı karar arşiv sisteminden yazıp, EBYS sisteminden rektörlük makamına yazmak,

23. Akademik ve idari personelin izin işlemlerini, izinli gün sayılarını takip etmek, izin formlarını, UBS sisteminden doldurarak çıktısı alınıp, izin talep eden personele imzalattırılarak, tarayıp EBYS sistemindeki formun ekine konulup, Personel Daire Başkanlığına sistem üzerinden göndermek, izin dönüşlerini de
EBYS sisteminden resmi yazı ile Personel Daire Başkanlığına göndermek,

24. Akademik ve idari personelin almış oldukları, istirahat raporlarını izin formuna dönüştürerek EBYS sisteminden yazmak, (raporların asılları elden PDB'na ) göndermek,

25. Daimi İşçilerin yıllık izin, istirahat raporlarını, UBS sisteminden girerek, EBYS sisteminden yazmak ve Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına EBYS sisteminden göndermek, izin dönüşlerini de EBYS sisteminden, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına göndermek,

26. Daimi işçilerin her ay yemek puantajlarını yapmak,

27. Sözleşmeli (4/C) personelin izin ve rapor işlerini takip etmek. yıllık izin formlarını ve izin dönüşlerini EBYS sisteminden Personel Daire Başkanlığına, rapor izinlerini ise tahakkuk biriminde gerekli kesintilerin yapılması için İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına resmi  yazıyla göndermek,

28. Yapılan işler/işlemler konusunda, Yüksekokul Sekreterine ve Yüksekokul Müdürüne bilgi vermek, yapılamayan işleri gerekçeleri ile birlikte açıklamak,

29. Üniversitemiz içerisinden ve Üniversite dışından gelen resmi duyuruları personele, EBYS, ilan panosu, e-posta ve imza sürgüsü ile duyurmak,   

30. Personel işleri görevlisi Nihan ÖNAL BİLİÇ izinli olduğu zamanlarda yerine, tahakkuk görevlisi Nur Rahşan ERENOĞLU bakacaktır. 

31. Birim yetkilileri tarafından verilecek olan diğer görevleri yerine getirmek.