Özel Kalemin Görev Tanımı

1. Yüksekokul Müdürünün telefon görüşmelerini ve randevularını düzenlemek,

2. Yüksekokul Müdürlüğüne kurum içinden veya kurum dışından gelen misafirlerle ilgilenmek, görüşme başlayana kadar ağırlamak,

3. Üniversite Senato, Yönetim Kurulu, Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu gibi önemli toplantıları Yüksekokul Müdürüne hatırlatmak,

4. Yüksekokul Müdürüne ait özel ya da gizli yazıları düzenlemek,

5. Yüksekokul Müdürünün davetiye, tebrik kartı gibi taleplerini hazırlayarak zamanında ilgililere ulaşmasını sağlamak,

6. Yüksekokul Müdürüne ait dosyaları tutmak ve muhafaza etmek,

7. Üniversite içerisinde ve dışında uygulanan protokol listelerini ve telefon rehberlerini takip ederek, sürekli güncel kalmalarını sağlamak,

8. Gerekli görülmesi halinde Yüksekokul Müdürüne gelen ziyaretçilerin ve telefonla arayanları, günlük olarak bir deftere ad, tarih ve saat belirterek not etmek,

9. Telefon konuşmalarında son derece kibar ve saygılı bir ses tonu kullanmaya özen göstermek ve konuşmaların kısa olmasına, karşı tarafa söylenmesi gerekenleri veya söylenebilecekleri söylemek ve uzun süre telefonu meşgul etmemek,

10.Yüksekokul Müdürlüğüne gelen misafirleri görüşme taleplerine göre gerekirse diğer ilgililere yönlendirerek Yüksekokul Müdürünün zamanını iyi kullanmasına yardımcı olmak,

11. Yüksekokul Müdürü yerinde yokken odasına ilgisiz kişilerin girmesini engellemek, Yüksekokul Müdürü olmadığı zamanlarda odanın kilitli tutulmasını ve güvenliğini sağlamak,

12. Yüksekokul Müdürlüğüne gelen evrak, faks ve notların anında EBYS sisteminden kayıt altına alınması ve ilgililere ulaştırılmasını sağlamak,

13.Yüksekokul Müdürünün ve kendisinin çalışma ofisini sürekli temiz ve düzenli tutulmasını sağlamak,

14. Yüksekokul Müdürlüğüne ait resmi yazıları mevzuata uygun kurum içi ve kurum dışı gerekli yazışmaları hazırlayarak imza ve onaya sunmak,

15. Kurullar: Yüksekokul Kurulu, Yönetim Kurulu ve diğer toplantıları üyelerine ve ilgili birimlerle iletişimi ve gerekirse yazışmaları sağlamak,

16. Mesai bitiminde bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletlerin kapalı olmasını sağlamak,

17. Hassas görevleri olduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

18. Yüksekokul yetkilileri tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

19. Yüksekokul Müdür Sekreteri Nur Rahşan ERENOĞLU izinli olduğu zamanlarda yerine, Süleyman BİLEK veya Nihan ÖNAL BİLİÇ bakacaktır.